¿COMO IMPLEMENTAR UN CANAL DE DENUNCIAS EFICIENTE EN TU EMPRESA?

Un canal de denuncias eficiente es un elemento fundamental para garantizar el cumplimiento normativo y prevenir riesgos en las organizaciones. No solo ayuda a detectar irregularidades, sino que también promueve la transparencia y una cultura ética empresarial. Implementar un canal de denuncias adecuado requiere planificación, recursos y un compromiso con la confidencialidad y el cumplimiento legal. A continuación, se presentan los pasos clave para lograrlo.

1. Cumplimiento normativo y legal

El primer paso es asegurarse de que el canal de denuncias cumpla con las normativas legales vigentes. En Europa, la Directiva de la UE 2019/1937 regula la protección de los denunciantes (whistleblowers).

Además, en España, la Ley 10/2010 de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo también impone la obligación de contar con mecanismos internos de denuncia para ciertos sectores.

2. Definir el alcance y los objetivos del canal

Es fundamental establecer de manera clara el propósito del canal de denuncias:

• Qué tipo de irregularidades pueden denunciarse (fraude, acoso, corrupción, violaciones éticas, etc.).

• Definir las áreas de la empresa involucradas y las normativas que cubre el canal (cumplimiento normativo, código de conducta, blanqueo de capitales, entre otros).

3. Selección de la tecnología adecuada

Optar por una plataforma tecnológica que garantice la confidencialidad de las denuncias y facilite su gestión es clave para el éxito del canal. Las características que debe tener el software incluyen:

• Anonimato: Garantizar que el denunciante pueda realizar la denuncia de forma anónima si así lo prefiere.

• Seguridad de datos: El canal debe estar protegido por protocolos de seguridad robustos para evitar fugas de información.

• Trazabilidad: Posibilidad de rastrear el estado de la denuncia sin comprometer la privacidad.

Un software de compliance especializado, como el ofrecido por nuestra firma, puede cumplir con estos requisitos de forma eficiente.

4. Establecer políticas claras y procedimientos

Para evitar malentendidos, el canal debe ir acompañado de políticas claras que informen a los empleados sobre:

• ¿Cómo presentar una denuncia?: Pasos que el denunciante debe seguir y cómo se procesará su denuncia.

• Confidencialidad y protección del denunciante: Garantizar que no habrá represalias contra quienes reporten irregularidades de buena fe.

• Plazos de respuesta: Establecer tiempos específicos para la revisión y resolución de las denuncias.

5. Comunicación y formación

Es esencial que los empleados estén informados de la existencia del canal y sepan cómo utilizarlo. Para ello:

• Campañas internas: Realiza sesiones informativas y distribuye material explicativo (vídeos, manuales).

• Formación continua: Capacita al personal sobre la importancia del canal y cómo garantizar su correcta utilización.

• Visibilidad: Asegúrate de que el canal sea accesible y visible para todos los empleados.

6. Supervisión independiente y evaluación periódica

Es recomendable que un órgano independiente o el área de compliance supervise la operación del canal para asegurar su imparcialidad y eficacia. Además, el canal debe evaluarse de manera periódica para detectar posibles fallos o áreas de mejora.

7. Acciones correctivas y mejoras continuas

Una vez que se reciba una denuncia, se debe proceder a la investigación y toma de decisiones. El canal debe permitir:

• Registro de acciones: Cada paso tomado en respuesta a la denuncia debe quedar registrado.

• Mejora continua: Utilizar la información obtenida para fortalecer las políticas internas y prevenir futuros incidentes.

Implementar un canal de denuncias eficiente no solo protege a la empresa de posibles sanciones legales, sino que también refuerza la ética organizacional y mejora el clima laboral. Al contar con un canal bien gestionado, las empresas estarán mejor preparadas para detectar y solucionar irregularidades antes de que se conviertan en problemas mayores.

Si estás interesado en implementar un canal de denuncias eficiente en tu empresa, que cumpla con las normativas y proteja a tu organización frente a riesgos legales y reputacionales, no dudes en contactarnos. Nuestro equipo de expertos en compliance está listo para ayudarte a diseñar e implementar un sistema que se ajuste a las necesidades específicas de tu negocio, garantizando confidencialidad, anonimato y una gestión eficaz de las denuncias.